Wielu klientów pyta się nas o to, czy produkty, które od nas zamówią, mają już gotową dokumentację. W tym artykule omawiamy temat kompleksowo. Mamy szczerą nadzieję, że to pomoże zrozumieć zagadnienie, proces związany z tworzeniem dokumentacji oraz wyjaśni kwestię odpowiedzialności.

Spis treści

Wymagana dokumentacja

W Unii Europejskiej, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1223/2009 z dnia 30 listopada 2009 r. dotyczącym produktów kosmetycznych, każdy produkt udostępniony na rynku powinien posiadać stosowną dokumentację, w skład której wchodzi:

• opis produktu ułatwiający przypisanie odpowiedniej dokumentacji;
• raport oceny bezpieczeństwa kosmetyku (zwykle oparty na stosownych badaniach, których zakres zależy od rodzaju wyrobu);
• szczegóły dotyczące procesu wytwarzania wraz z potwierdzeniem przestrzegania zasad GMP;
• materiały potwierdzające deklarowane działanie produktu (jeśli ma to zastosowanie);
• informacje o wszelkich testach na zwierzętach przeprowadzonych przez producenta, jego dystrybutora lub dostawców (w UE obowiązuje całkowity zakaz takich badań).

Produkt należy również zgłosić w CPNP tj. unijnym portalu służącym, między innymi do centralizacji informacji o kosmetykach i ułatwiającym nadzór nad ich bezpieczeństwem.

Dodatkowo, zgodnie z przepisami, zakład produkcyjny, który produkuje kosmetyki powinien być wpisany do „wykazu zakładów wytwarzających produkty kosmetyczne”.

Pojęcie osoby odpowiedzialnej

Osoba odpowiedzialna może być zarówno osobą fizyczną, jak i prawną. Jest to podmiot odpowiadający za zgodność produktu z przepisami.

Zazwyczaj osobą odpowiedzialną w przypadku perfum private label jest firma wprowadzająca produkt na rynek, czyli firma klienta. Możliwe jest wyznaczenie innej osoby odpowiedzialnej, o ile ma siedzibę na terenie Unii Europejskiej.

Niekiedy klienci pytają się nas, czy możemy być przejąć obowiązki osoby odpowiedzialnej. Niestety na ten moment nie pełnimy takiej funkcji w imieniu klientów, jednak współpracujemy z innymi, wyspecjalizowanymi podmiotami, które to oferują. W razie potrzeby oczywiście pośredniczymy w rozmowach.

Odpowiedzialność za zgodność z przepisami

Finalnie warto zauważyć, że mimo tego, że, jak mówią przepisy, to osoba odpowiedzialna odpowiada za zgodność produktu, my odpowiadamy przed klientem. Dlatego nie tylko zapewniamy pełny compliance oraz dokumenty, ale również pomagamy w razie kontroli.

Czy zamawiane perfumy mają już gotową dokumentację?

AromaPartners oferuje pełną współpracę private label z bardzo szerokim zakresem personalizacji. To oznacza, że nasi klienci nie tylko mogą wybrać dostępny zapach z listy kilku tysięcy referencji, ale również stworzyć własny. Mogą również dowolnie wyznaczyć dozowanie kompozycji zapachowej. Możliwa jest również pełna indywidualizacja flakonu czy opakowania.

Każdy produkt, aby otrzymać Raporty Bezpieczeństwa, musi przejść odpowiednie badania. W przypadku perfum zazwyczaj są to: badania dermatologiczne, badania stabilności oraz kompatybilności z opakowaniem. Takie badania powinny sprawdzać daną, indywidualną formułę w docelowym opakowaniu. Dodatkowo, w Raportach Bezpieczeństwa, każda składowa (czy to kosmetyku, czy opakowania) musi być indywidualnie przeanalizowana. Co również warte zaznaczania, dokumentacja jest wystawiana na daną osobą odpowiedzialną.

Z uwagi na to, że każdy produkt tworzony przez nas jest inny, nie jest możliwym zapewnić już gotowej dokumentacji produktu kosmetycznego. Należy jednak pamiętać, że mimo tego, że dokumentacja nie jest gotowa przez zamówieniem, za każdym razem dbamy o opracowanie takiej dla poszczególnych, zleconych produktów.

Jeżeli zaś chodzi o dokumenty dotyczące zakładu produkcyjnego tj. opis metod produkcji zgodnie z GMP czy też potwierdzenie wpisu do wykazu zakładów wytwarzających produkty kosmetyczne – oczywiście takimi dysponujemy.

Czy dokumentacja kosztuje?

Dokumentacja oraz badania zawsze wiążą się z kosztami. Nie ukrywamy ich w cenie, tylko każdorazowo podajemy je osobno, chyba że klient życzy sobie abyśmy zastosowali inną metodę.

Takie podejście zapewnia przejrzystość i łatwiejsze zarządzanie kosztami przez klientów ponieważ dokumentacja jest co do zasady kosztem jednorazowym (chyba że zajdą zmiany prawne lub w produkcie).

Oczywiście nasi klienci mają dowolność w zakresie współpracy, dlatego mogą opracować dokumentację we własnym zakresie. Wtedy dostarczamy odpowiednie certyfikaty. Najczęściej jednak zajmujemy się wszystkim kompleksowo, szczególnie że mamy wypracowane bardzo korzystne warunki cenowe.

Czy kompozycje zapachowe mają wszystkie niezbędne certyfikaty?

Wszystkie kompozycje zapachowe, których używamy, zarówno gotowe, jak i autorskie,  posiadają pełną dokumentację, w tym, między innymi:

• kartę charakterystyki;
• oświadczenie o braku testów na zwierzętach;
• listę alergenów;
• certyfikat IFRA.

Zgodność oznakowania z przepisami

Równie ważne, jak posiadanie odpowiedniej dokumentacji, jest zapewnienie zgodności oznakowania z regulacjami. Każdorazowo o to dbamy, przesyłając klientom pełne wytyczne (wraz ze składem do podania na opakowaniu) i sprawdzając projekty przed produkcją.

Podsumowanie

Dokumentacja jest tworzona oddzielnie dla każdego produktu, co pozwala na pełną personalizację i ogromną swobodę w wyborze rozwiązań.

Zapewniamy jednocześnie pełną zgodność z przepisami oraz bardzo korzystne warunki cenowe na badania i opracowanie dokumentacji.