Marzysz o własnej marce perfum? Z chęcią ci pomożemy na każdym etapie.
Przeczytaj naszą kompletną instrukcję i dowiedz się, od czego zacząć oraz na co zwrócić uwagę.

Wiele firm i wiele osób znajduje się na wczesnym etapie planowania własnej marki perfum. Jest to duży krok, więc chcą odpowiednio się przygotować. Sprawdzają możliwości, myślą nad strategią i opracowują budżety. Nie zawsze na tym etapie założenia są konsultowane z producentami, co jest poniekąd zrozumiałe. Chcąc pomagać na możliwie wczesnym etapie, przygotowaliśmy instrukcję produkcji perfum z modelu private label – aby stanowiła pewnego rodzaju mapę podczas planowania.

Oczywiście w każdym czasie jesteśmy dostępni, i jeżeli tylko zechcesz – możesz się z nami skontaktować, a my przeprowadzimy cię przez pełen proces koncepcyjny, projektowy oraz produkcyjny. Jeżeli jednak, z różnych względów, nie jesteś jeszcze na to gotowy, mamy nadzieję, że niniejszy artykuł będzie dla ciebie pomocny. Co ważne, zastosowane tutaj porady będą dotyczyły nie tylko perfum, ale i wszelkich kosmetyków produkowanych pod marką własną.

Zlecać czy produkować samemu?

Mogę tutaj nie być do końca obiektywny, ale powiem, że jeżeli nie zamierzasz prowadzić całej fabryki (pomijając koszty inwestycji w taką fabrykę), to oczywiście zlecać. Podobnie jak korzystasz ze szwalni, kiedy prowadzisz markę odzieżową.

Produkcja kosmetyków może wyglądać na prostą, ale w praktyce wymaga spełnienia wielu rygorów. Proces musi być zgodny z dobrą praktyką produkcji (GMP – Good Manufacturing Practice – wg norm zharmonizowanych), a zakład wpisany do wykazu zakładów kosmetycznych. Potrzebujesz też wiarygodnych dostawców komponentów, firm badających produkty i ekspertów oceniających bezpieczeństwo. Profesjonalne podmioty – szczególnie te wyspecjalizowane w produkcji kontraktowej kosmetyków – mają już wypracowane kontakty i korzystne warunki, z których możesz skorzystać, zlecając im pracę.

Twoja strategia to punkt wyjścia

Twoja strategia być może będzie wymagała pewnych korekt w zależności od ram współpracy, w tym cen i warunków ilościowych konkretnych rozwiązań. Mimo wszystko, przed rozpoczęciem rozmów dobrze mieć plan obejmujący: jaki produkt konkretnie chcesz stworzyć, na jaką półkę cenową i jakościową będziesz go kierował, jakie ilości na start cię interesują, jaki masz budżet minimalny, optymalny i maksymalny (ponieważ dobrze zawsze mieć pewien zapas) oraz w jakich regionach zamierzasz sprzedawać (prawo Unii Europejskiej jest zharmonizowane, ale poza UE są już inne regulacje).

Strategia to nie tylko fundament biznesu, ale również oszczędność czasu i sprawniejsza komunikacja. My oczywiście i tak zadamy pytania, aby zrozumieć twoje potrzeby, ale jeżeli już będziesz miał w głowie klarowną wizję, na pewno to usprawni dalsze procesy współpracy.

Czy musisz mieć zarejestrowaną firmę?

Z reguły przy zlecaniu produkcji kontraktowej jest to wymóg, ponieważ taka produkcja dotyczy raczej rynku B2B. Oczywiście do prowadzenia rozmów i konsultacji nie jest to obowiązkowe, ale w przypadku wszelkich rozliczeń czy płatności – może się okazać niezbędne.

Minimalne zamówienia

Minimalne wielkości zamówień zależą od poszczególnych producentów. Jedne firmy przyjmują tylko duże zlecenia (np. od 5 tys. sztuk danego modelu), inne zaczynają od 1000 sztuk, a są też podmioty oferujące małe serie od 100 sztuk.

W AromaPartners MOQ (minimum order quantity) wynosi 1000 szt. z rodzaju / SKU. Podczas analizowania projektu możemy również oszacować cenę przy większych ilościach oraz zwrócimy uwagę na główne czynniki kształtujące koszty. Przykładem niech będą etykiety samoprzylepne – różnica w cenie druku między 1000 a 5000 sztuk bywa minimalna – i wtedy większy nakład bardziej się opłaca. To istotna wiedza, ponieważ, jeżeli planujesz długofalowo – zakup większej ilości danego komponentu może pomóc optymalizować budżet.

Model współpracy

W AromaPartners pracujemy zarówno w modelu całościowym (zajmujemy się wszystkim od A do Z) jak i częściowym (kiedy część obowiązków lub komponentów leży po twojej stronie, np. kiedy dostarczasz własne butelki).

Obsługę można również różnicować wedle możliwości indywidualizacji. Wymienić można tutaj white label (gotowe rozwiązania, które po prostu mogą mieć dla twojej firmy zmieniony branding) lub pełny private label, gdzie komponenty możesz wybrać z szerokiej oferty i w dużym stopniu spersonalizować lub nawet zlecić opracowanie własnych (np. autorskiej butelki – to jednak wymaga większych nakładów ilościowych i inwestycyjnych). W AromaPartners działamy w pełnym modelu private label.

Dokumentacja produktu i dopuszczenie do sprzedaży

W Unii Europejskiej na opakowaniu kosmetyku nie musi być wskazana firma, która go fizycznie wytworzyła. Musi się tam natomiast znaleźć „imię i nazwisko lub zarejestrowana firma oraz adres osoby odpowiedzialnej” – ewentualnie skrót pozwalający na jej identyfikację (chociaż ze skrótami warto być ostrożnym). To właśnie osoba odpowiedzialna ponosi pełną odpowiedzialność za zgodność produktu z przepisami. Najczęściej będzie nią twoja firma – i nie ma się czego bać, o czym za chwilę.

W gruncie rzeczy nie istnieje „oficjalne” dopuszczenie do sprzedaży nie potrzeba uzyskiwać numeru pozwolenia. Perfumy, które od nas dostaniesz, będziesz mógł zacząć legalnie sprzedawać, o ile zapewnisz zgodność z przepisami. Żaden urząd tego wcześniej nie skontroluje, może jednak dokonać kontroli w każdym czasie, kiedy kosmetyk jest dostępny na rynku.

Najważniejsze, co musisz zapewnić to zgodność z oznakowaniem produktu z przepisami, produkcję zgodną z dobrą praktyką produkcyjną, zgłoszenie produktu do CPNP (Portal Notyfikacji Produktów Kosmetycznych) oraz dokumentację, na którą składają się:

• opis produktu, który umożliwi łatwe przyporządkowanie dokumentacji;
• raport bezpieczeństwa produktu kosmetycznego (najczęściej poparty odpowiednimi badaniami – zakres zależy od typu produktu);
• opis metod produkcji i oświadczenie o zgodności z GMP;
• dowód deklarowanego działania kosmetyku (jeżeli zasadne);
• dane dotyczące wszelkich testów na zwierzętach prowadzonych przez producenta, jego przedstawiciela lub dostawców (przy czym w UE testy na zwierzętach są zakazane).

Ważne, aby pamiętać, że jeżeli chcesz sprzedawać poza Unię Europejską, będziesz musiał spełnić inne wytyczne.

W AromaPartners gwarantujemy zgodność produktu z przepisami unijnymi. Sama dokumentacja wymaga szeregu działań, w tym wykonania badań. Dokumentację możemy zarówno zawrzeć „w cenie produktu” jak i podać osobno. Rekomendujemy raczej drugą opcję, ponieważ wtedy otrzymujesz jasny podział i wiesz za co płacisz teraz i jaki koszt nie pojawi się już przy następnych produkcjach.

Umowy

Czy zawsze musi być zawarta formalna umowa? Niekoniecznie. W Polsce wiążąca jest również tzw. forma dokumentowa – czyli np. ustalenia mailowe. Nawet ustne uzgodnienia mają moc prawną, choć w razie ewentualnego sporu trudniej je udowodnić. Pisemna umowa nie jest zatem obowiązkowa, ale może być przydatna, aby jasno określić zakres odpowiedzialności stron.

Niezależnie od wybranej formy, warto zadbać o omówieniu kilku kluczowych kwestii (lista nie jest zamknięta), takich jak:

• zakres współpracy – co obejmuje usługa i cena, a co wymaga dodatkowej opłaty;
• czasu produkcji (łącznie z dostawami niezbędnych komponentów);
• odpowiedzialność za zgodność produktu – formalnie to ty odpowiadasz przed organami nadzoru, ale możesz zabezpieczyć się, aby producent ponosił konsekwencje ewentualnych uchybień (na zasadzie regresu);
• prawa do receptury – jeśli chcesz je posiadać i jest to realnie możliwe;
• warunki płatności i odbiorów;
• prawa autorskie do materiałów graficznych (np. etykiet, opakowań).

Podsumowanie

Mamy nadzieję, że ta instrukcja okaże się pomocna, jeśli rozważasz zlecenie produkcji własnej marki perfum. Nasz konsultant przeprowadzi Cię przez każdy etap procesu i zapewni wsparcie swoją wiedzą oraz doświadczeniem.

Produkcja własnych kosmetyków to poważne przedsięwzięcie. Masz pełne prawo pytać o każdy szczegół i oczekiwać jasnych wyjaśnień. Nam również zależy, aby twój produkt odniósł sukces – w końcu długofalowe relacje to podstawa każdego biznesu.

Q&A – najczęstsze pytania

Czy mogę zamówić mniej niż 1000 sztuk?

Standardowe MOQ w AromaPartners to 1000 szt. / SKU. Wynika to z ograniczeń dostawców komponentów. Mniejsze serie są zwykle droższe i rzadko dostępne.

Ile trwa produkcja kontraktowa perfum?

Średnio od kilku do kilkunastu tygodni, w zależności od dostępności komponentów oraz poziomu personalizacji (np. autorskie flakony wydłużają proces).

Czy producent zajmuje się dokumentacją prawną?

Tak. Profesjonalny producent private label przygotuje raport bezpieczeństwa, przeprowadzi niezbędne badania kosmetyku, zgłosi produkt w portalu CPNP oraz zapewni zgodność z normami GMP i prawem UE.

Czy mogę sprzedawać kosmetyki poza UE?

Tak, ale każdy rynek ma własne regulacje. Poza Unią Europejską (np. USA, UK, Bliski Wschód) konieczne są dodatkowe dokumenty i badania, może się również różnić wymagane oznakowanie kosmetyku.