Niezależnie od wielkości biznesu i ilości wytwarzanych produktów istnieje wymóg opracowania niezbędnej dokumentacji. Co w chodzi w jej skład?

Ustawodawca nie różnicuje wielkości biznesu i nie różnicuje ilości wytwarzanych kosmetyków (w tym wypadku perfum). Każdy kosmetyk powinien być bezpieczny dla zdrowia i życia ludzi. Co więcej – należy mieć na to „papiery”.

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1223/2009 z dnia 30 listopada 2009 r. dotyczącego produktów kosmetycznych (nazywajmy je Rozporządzeniem) oraz idącą w ślad za nim Ustawą z dnia 4 października 2018 r. o produktach kosmetycznych (nazywajmy ją Ustawą) należy przygotować dokumenty zawierające:

• opis produktu kosmetycznego;
• opis metod produkcji (w tym oświadczenie o zgodności z Dobrą Praktyką Produkcji);
• dowody na to, że deklarowane działanie kosmetyków jest zgodne z prawdą – w przypadku perfum co do zasady nie trzeba takowych mieć;
• informacje na temat testów na zwierzętach (czyli w zasadzie poświadczenie, że takowych nie było).

Wspomniane powyżej dokumenty są często pomijane przez producentów dostarczających kosmetyki pod marką własną. Zapewne dzieje się tak dlatego, że główna uwaga skupia się na zgłoszeniu do portalu CPNP oraz na Raportach Bezpieczeństwa.

CPNP i Raporty Bezpieczeństwa

Samo zgłoszenie do CPNP jest formalnością, przynajmniej jeżeli chodzi o perfumy. Nic to nie kosztuje (poza czasem) i dla profesjonalnego producenta private label jest to czynność niezwykle prosta.

Większą „sprawą” są Raporty Bezpieczeństwa. Tutaj, jeżeli firma nie zatrudnia specjalisty w zakresie oceny bezpieczeństwa (Safety Assessora) musi naturalnie zlecić wykonanie raportów firmie lub osobie z zewnątrz. Safety Assessor musi mieć specjalne uprawnienia, w tym dyplom ukończenia studiów na odpowiednim kierunku. W grę wchodzą takie studia jak farmacja, medycyna, toksykologia, kosmetologia lub pokrewne.

W celu dokonania oceny bezpieczeństwa należy mieć szereg dokumentów na prawie każdy z komponentów zarówno kosmetyku (masy), jak i opakowania (poza komponentami niemającymi styczności z masą). Oczywiście każdy producent perfum powinien takie dokumenty dostarczyć, jednak niektóre firmy się przed tym wzbraniają – warto więc dodać odpowiedni punkt w umowie o współpracy.

Ani z Rozporządzenia, ani z Ustawy nie wynika wprost obowiązek wykonywania testów – w tym stabilności i kompatybilności kosmetyku z opakowaniem oraz dermatologicznych. Niemniej, aby prawidłowo dokonać oceny bezpieczeństwa – najczęściej wykonanie takich badań jest niezbędne.

Czy można skorzystać z gotowego Raportu Bezpieczeństwa (podobnego kosmetyku)?

Najprostsza odpowiedź brzmi: nie. Nawet jeżeli rozlewnia perfum, z którą współpracujemy posiada w portfolio w zasadzie identyczny produkt – wciąż zmienia się chociażby oznakowanie na kartoniku. Oczywiście jeżeli specyfikacja kosmetyku jest identyczna – możemy podeprzeć się przeprowadzonymi już badaniami. Ponadto opracowanie nowego Raportu Bezpieczeństwa w takim wypadku jest tylko formalnością.

Generalnie jednak własna marka perfum to zupełnie nowy produkt. W takim wypadku, niestety, trzeba wszystkie dokumenty opracować „od początku”.

Na kim spoczywa obowiązek posiadania odpowiednich dokumentów?

Obowiązek ten spoczywa na tzw. osobie odpowiedzialnej, którą najczęściej jest firma wprowadzająca produkt do obrotu. Co ważne – nie jest tą osobą producent marki własnej. Można jednak wyznaczyć inną osobę odpowiedzialną, w formie pisemnego upoważnienia (i potwierdzenia).

Klienci niezwiązani z branżą perfumeryjną mają prawo nie znać wszystkich przepisów. Mimo to, jak wskazałem, to oni są odpowiadają za zgodność produktu z normami. Tym ważniejsze staje się wybranie producenta perfum pod marką własną, który dysponuje odpowiednią wiedzą, zależy mu na Kliencie i w razie błędu jest w stanie wziąć na siebie odpowiedzialność.

Jeżeli chcesz zobaczyć jak to wygląda w AromaPartners – przejdź do kontaktu.